CHÍNH SÁCH BẢO VỆ VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU CÁ NHÂN KHÁCH HÀNG

2026.08.20

X.E.X GROUP tôn trọng quyền riêng tư của khách hàng và cam kết bảo vệ thông tin, dữ liệu cá nhân được khách hàng cung cấp trong quá trình đăng ký, sử dụng dịch vụ và tham gia chương trình THÀNH VIÊN VÀ VIP MEMBER – CỘNG TÁC VIÊN CỦA X.E.X GROUP

Do chương trình VIP MEMBER có thể yêu cầu khách hàng cung cấp một số thông tin có tính chất quan trọng như thông tin định danh cá nhân/CCCD, địa chỉ, thông tin tài khoản ngân hàng và thông tin giao dịch, X.E.X GROUP cam kết việc thu thập, sử dụng, lưu trữ, chia sẻ và xử lý các thông tin này phải được thực hiện đúng mục đích, trong phạm vi cần thiết, có căn cứ hợp pháp và phù hợp với quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân hiện hành.

PHẠM VI ÁP DỤNG

Chính sách này áp dụng đối với:

Khách hàng sử dụng dịch vụ tại hệ thống Car Quick Service của công ty X.E.X GROUP.
Khách hàng đăng ký và sử dụng chương trình VIP MEMBER – Cộng Tác Viên
Khách hàng được hưởng các quyền lợi, ưu đãi, dịch vụ và chương trình chăm sóc khách hàng tại hệ thống Car Quick Service của X.E.X GROUP.
Cá nhân cung cấp thông tin để thực hiện các giao dịch, thanh toán, hoàn tiền, chi trả quyền lợi hoặc các nghĩa vụ liên quan với X.E.X GROUP.

Chính sách này áp dụng đối với dữ liệu được thu thập tại trung tâm dịch vụ, trên website, ứng dụng, biểu mẫu đăng ký, hệ thống quản lý khách hàng, hotline và các kênh chính thức khác của X.E.X GROUP.

CÁC LOẠI THÔNG TIN CÓ THỂ ĐƯỢC THU THẬP

Tùy theo từng dịch vụ và quyền lợi mà khách hàng đăng ký, X.E.X GROUP có thể thu thập các nhóm thông tin sau:

Thông tin nhận diện khách hàng

Họ và tên.
Ngày, tháng, năm sinh khi cần thiết.
Số điện thoại.
Số CCCD/số định danh cá nhân.

Thông tin cần thiết được thể hiện trên giấy tờ định danh để xác minh danh tính khi pháp luật hoặc chương trình yêu cầu.

Thông tin địa chỉ

Địa chỉ liên hệ.
Địa chỉ nhận thông báo hoặc chứng từ khi cần thiết.
Thông tin địa chỉ phục vụ việc xác minh khách hàng hoặc thực hiện quyền lợi thành viên.

Thông tin phương tiện

Biển số xe.
Hãng xe, dòng xe, phiên bản.
Số khung/VIN khi cần thiết.
Tình trạng phương tiện.
Lịch sử bảo dưỡng, sửa chữa và sử dụng dịch vụ tại X.E.X GROUP.

Thông tin tài khoản ngân hàng

Trong trường hợp chương trình VIP MEMBER phát sinh các khoản hoàn tiền, chi trả quyền lợi, thanh toán hoặc hoa hồng theo chính sách chương trình, X.E.X GROUP có thể yêu cầu:

Tên chủ tài khoản.
Số tài khoản ngân hàng.
Tên ngân hàng.
Các thông tin cần thiết khác để thực hiện việc thanh toán hoặc đối soát.

X.E.X GROUP chỉ thu thập thông tin tài khoản ngân hàng trong phạm vi cần thiết để thực hiện giao dịch và các nghĩa vụ liên quan.

X.E.X GROUP không yêu cầu khách hàng cung cấp mật khẩu ngân hàng, mã OTP, mã PIN, mã CVV hoặc thông tin bảo mật đăng nhập ngân hàng.

MỤC ĐÍCH THU THẬP VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU

Dữ liệu cá nhân của khách hàng chỉ được X.E.X GROUP xử lý cho các mục đích đã được thông báo và phù hợp với căn cứ pháp lý áp dụng.

Cụ thể, dữ liệu có thể được sử dụng để:

Xác minh và quản lý tài khoản VIP MEMBER

Xác minh danh tính khách hàng.
Xác lập và quản lý hồ sơ thành viên.
Xác định quyền lợi VIP MEMBER.
Quản lý thời hạn và tình trạng thẻ thành viên.
Ngăn ngừa việc giả mạo hoặc sử dụng quyền lợi thành viên trái phép.

Thực hiện quyền lợi thành viên

Thông tin khách hàng có thể được sử dụng để:

Xác nhận khách hàng đủ điều kiện hưởng quyền lợi.
Ghi nhận lịch sử sử dụng dịch vụ.
Quản lý các quyền lợi miễn phí, ưu đãi và chương trình dành cho VIP MEMBER.
Thực hiện các khoản thanh toán, hoàn tiền hoặc chi trả quyền lợi theo chính sách chương trình.

Thực hiện nghĩa vụ tài chính và pháp lý

Thông tin cần thiết có thể được sử dụng để:

Lập và lưu trữ chứng từ giao dịch.
Đối soát thanh toán.
Thực hiện nghĩa vụ kế toán, thuế.
Thực hiện nghĩa vụ xác minh, cung cấp thông tin cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi pháp luật yêu cầu.

Chăm sóc và hỗ trợ khách hàng

Liên hệ xác nhận lịch hẹn.
Thông báo về quyền lợi thành viên.
Hỗ trợ xử lý yêu cầu, phản ánh và khiếu nại.
Thông báo các vấn đề liên quan trực tiếp đến dịch vụ khách hàng đang sử dụng.

NGUYÊN TẮC SỬ DỤNG DỮ LIỆU KHÁCH HÀNG

X.E.X GROUP cam kết tuân thủ các nguyên tắc:

Đúng mục đích – Đúng phạm vi – Đúng căn cứ pháp lý – Đúng đối tượng – Đảm bảo an toàn – Không lạm dụng dữ liệu.

Thông tin khách hàng:

Chỉ được thu thập trong phạm vi cần thiết cho mục đích đã thông báo.
Không được tự ý sử dụng cho mục đích khác với mục đích đã thông báo hoặc không có căn cứ pháp lý phù hợp.
Không được tự ý mua bán, trao đổi dữ liệu khách hàng.
Không được sử dụng thông tin CCCD, địa chỉ hoặc tài khoản ngân hàng của khách hàng cho các hoạt động không liên quan đến chương trình, dịch vụ hoặc nghĩa vụ pháp lý của X.E.X GROUP.
Không được sử dụng thông tin tài khoản ngân hàng của khách hàng để thực hiện bất kỳ giao dịch nào ngoài giao dịch đã được khách hàng yêu cầu hoặc cho phép.
Không được cung cấp dữ liệu cho nhân viên hoặc bên thứ ba nếu việc tiếp cận dữ liệu không phục vụ mục đích công việc hợp pháp.
Các nguyên tắc này phù hợp với yêu cầu về xử lý dữ liệu cá nhân theo pháp luật hiện hành, trong đó dữ liệu phải được xử lý đúng mục đích, phù hợp và giới hạn trong phạm vi cần thiết, đồng thời phải được bảo vệ trong quá trình xử lý.

BẢO MẬT THÔNG TIN CCCD VÀ THÔNG TIN ĐỊNH DANH

Thông tin CCCD/số định danh cá nhân của khách hàng được sử dụng chủ yếu cho các mục đích:

Xác minh danh tính.
Đăng ký và quản lý VIP MEMBER.
Đảm bảo quyền lợi được cấp đúng cho chủ thể đăng ký.
Thực hiện nghĩa vụ pháp lý hoặc giao dịch cần xác minh danh tính.
E.X GROUP không sử dụng hình ảnh hoặc thông tin trên CCCD của khách hàng cho các mục đích quảng cáo, kinh doanh hoặc cung cấp cho bên thứ ba nếu không có căn cứ hợp pháp phù hợp.
Nhân sự được quyền tiếp cận thông tin CCCD phải là người có trách nhiệm và chỉ được sử dụng thông tin trong phạm vi công việc được phân quyền.

BẢO MẬT THÔNG TIN TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG

Thông tin tài khoản ngân hàng được thu thập nhằm phục vụ các giao dịch hợp pháp giữa X.E.X GROUP và khách hàng.

X.E.X GROUP cam kết:

Chỉ sử dụng STK và thông tin ngân hàng cho mục đích thanh toán, chi trả, hoàn tiền, đối soát hoặc mục đích hợp pháp đã thông báo.
Không sử dụng STK để thực hiện giao dịch ngoài phạm vi được phép.
Không yêu cầu mật khẩu Internet Banking/Mobile Banking.
Không yêu cầu mã OTP, mã PIN hoặc thông tin xác thực giao dịch ngân hàng.
Hạn chế quyền truy cập thông tin tài khoản ngân hàng đối với nhân sự có nhiệm vụ liên quan.
Áp dụng các biện pháp kỹ thuật và quản lý phù hợp để hạn chế nguy cơ rò rỉ hoặc sử dụng trái phép.

QUYỀN TIẾP CẬN DỮ LIỆU

Không phải mọi nhân viên X.E.X GROUP đều được quyền xem toàn bộ thông tin của khách hàng.

Việc truy cập dữ liệu được phân quyền theo chức năng công việc.

Ví dụ:

Nhân viên tiếp nhận có thể cần thông tin liên hệ và thông tin xe.
Nhân sự phụ trách VIP MEMBER có thể cần thông tin xác minh thành viên.
Bộ phận kế toán/tài chính có thể cần thông tin cần thiết để thực hiện thanh toán hoặc đối soát.
Người phụ trách kỹ thuật có thể cần lịch sử sửa chữa và thông tin phương tiện.
Nhân sự không được tự ý sao chép, chụp ảnh, tải xuống, chuyển tiếp hoặc sử dụng dữ liệu khách hàng ngoài phạm vi công việc được giao.

CHIA SẺ DỮ LIỆU VỚI BÊN THỨ BA

X.E.X GROUP không bán hoặc trao đổi dữ liệu cá nhân của khách hàng để thu lợi thương mại trái phép. Trong trường hợp cần thiết, X.E.X GROUP có thể cung cấp một phần dữ liệu cho bên thứ ba khi có căn cứ hợp pháp và việc cung cấp là cần thiết cho:

Thực hiện giao dịch hoặc thanh toán.
Cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
Vận hành hệ thống công nghệ thông tin.
Thực hiện bảo hành hoặc quyền lợi sản phẩm.
Thực hiện nghĩa vụ kế toán, thuế.
Phòng ngừa gian lận hoặc hành vi vi phạm.
Thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Trong mọi trường hợp, X.E.X GROUP sẽ cố gắng giới hạn dữ liệu được cung cấp ở mức cần thiết cho mục đích tương ứng.

KHÔNG SỬ DỤNG THÔNG TIN VIP MEMBER CHO MỤC ĐÍCH KHÔNG ĐƯỢC PHÉP

X.E.X GROUP nghiêm cấm việc nhân viên, cộng tác viên hoặc đối tác:

Tự ý lấy danh sách khách hàng VIP MEMBER.
Sao chép hoặc lưu trữ CCCD của khách hàng trên thiết bị cá nhân khi không được phép.
Tự ý lưu STK khách hàng vào tài khoản, thiết bị hoặc phần mềm cá nhân.
Sử dụng thông tin khách hàng để chào bán sản phẩm, dịch vụ cá nhân.
Cung cấp dữ liệu khách hàng cho bên môi giới, đơn vị quảng cáo hoặc tổ chức khác trái phép.
Sử dụng dữ liệu khách hàng để phục vụ lợi ích cá nhân.
Chia sẻ dữ liệu khách hàng qua các nhóm chat, mạng xã hội hoặc nền tảng cá nhân khi không có thẩm quyền.

Nhân sự vi phạm có thể bị xử lý theo quy định nội bộ của X.E.X GROUP và quy định pháp luật có liên quan.

THỜI GIAN LƯU TRỮ DỮ LIỆU

X.E.X GROUP chỉ lưu trữ dữ liệu trong thời gian phù hợp với mục đích xử lý, nghĩa vụ pháp lý, nghĩa vụ tài chính, bảo hành, giải quyết tranh chấp và các quyền lợi liên quan của khách hàng.

Sau khi không còn cần thiết, X.E.X GROUP có thể thực hiện xóa, hủy hoặc ẩn danh dữ liệu theo quy trình phù hợp, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu phải tiếp tục lưu trữ.

QUYỀN CỦA KHÁCH HÀNG

Theo quy định pháp luật hiện hành, khách hàng có các quyền liên quan đến dữ liệu cá nhân của mình theo phạm vi áp dụng, bao gồm quyền được biết, quyền đồng ý, quyền truy cập, quyền chỉnh sửa và quyền yêu cầu xóa dữ liệu trong những trường hợp pháp luật cho phép. Khách hàng có thể yêu cầu X.E.X GROUP:

Cung cấp thông tin về việc xử lý dữ liệu của mình.
Kiểm tra hoặc cập nhật thông tin cá nhân.
Sửa thông tin không chính xác.
Yêu cầu xóa dữ liệu trong trường hợp phù hợp.
Rút lại sự đồng ý đối với việc xử lý dữ liệu khi pháp luật cho phép.
Yêu cầu hạn chế việc xử lý dữ liệu trong trường hợp phù hợp.
Phản ánh hoặc khiếu nại về việc sử dụng dữ liệu cá nhân.
E.X GROUP có thể yêu cầu khách hàng xác minh danh tính trước khi thực hiện yêu cầu nhằm bảo vệ dữ liệu khỏi việc bị truy cập hoặc thay đổi trái phép.

TRÁCH NHIỆM CỦA X.E.X GROUP

X.E.X GROUP có trách nhiệm:

Thông báo rõ ràng về mục đích xử lý dữ liệu.
Chỉ thu thập dữ liệu cần thiết.
Bảo vệ dữ liệu trong quá trình lưu trữ và xử lý.
Kiểm soát quyền truy cập dữ liệu.
Đào tạo và yêu cầu nhân sự tuân thủ quy định bảo mật.
Xử lý các yêu cầu hợp pháp của khách hàng liên quan đến dữ liệu cá nhân.
Thực hiện các biện pháp phù hợp khi phát hiện sự cố bảo mật.
Tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

TRÁCH NHIỆM CỦA NHÂN VIÊN VÀ ĐỐI TÁC

Nhân viên, cộng tác viên, đối tác hoặc đơn vị được X.E.X GROUP cho phép xử lý dữ liệu khách hàng phải:

Chỉ truy cập dữ liệu trong phạm vi được phân quyền.

Chỉ sử dụng dữ liệu cho mục đích được giao.

Không tự ý sao chép, chuyển giao hoặc tiết lộ dữ liệu.

Không sử dụng dữ liệu khách hàng cho lợi ích cá nhân.

Tuân thủ các quy định bảo mật và yêu cầu bảo vệ dữ liệu của X.E.X GROUP.

XỬ LÝ SỰ CỐ RÒ RỈ HOẶC MẤT AN TOÀN DỮ LIỆU

Khi phát hiện nguy cơ hoặc sự cố liên quan đến dữ liệu cá nhân, X.E.X GROUP sẽ thực hiện các biện pháp phù hợp để:

Xác định nguyên nhân.

Khoanh vùng và hạn chế sự cố.

Bảo vệ dữ liệu bị ảnh hưởng.

Khắc phục và giảm thiểu hậu quả.

Rà soát hệ thống và quy trình bảo mật.

Thực hiện các nghĩa vụ thông báo, phối hợp hoặc xử lý theo quy định pháp luật hiện hành.

SỰ ĐỒNG Ý CỦA KHÁCH HÀNG

Khi đăng ký VIP MEMBER và cung cấp dữ liệu cá nhân, khách hàng được thông báo về phạm vi và mục đích xử lý dữ liệu theo chính sách này và các thông báo liên quan tại thời điểm thu thập.

Đối với những hoạt động xử lý dữ liệu cần sự đồng ý của khách hàng theo quy định pháp luật, X.E.X GROUP sẽ thực hiện việc lấy sự đồng ý theo hình thức phù hợp.

Khách hàng không bị buộc phải cung cấp những dữ liệu không cần thiết cho mục đích mà X.E.X GROUP đã thông báo.

Tuy nhiên, đối với những thông tin bắt buộc hoặc cần thiết để xác minh danh tính, thực hiện giao dịch hoặc cung cấp một quyền lợi cụ thể của VIP MEMBER, việc không cung cấp thông tin có thể khiến X.E.X GROUP không thể hoàn tất đăng ký hoặc cung cấp quyền lợi tương ứng.

THAY ĐỔI CHÍNH SÁCH

X.E.X GROUP có thể cập nhật Chính sách bảo vệ và xử lý dữ liệu cá nhân này khi:

Có thay đổi về pháp luật.
Có thay đổi về mô hình hoạt động.
Có dịch vụ hoặc chương trình mới.
Có thay đổi về hệ thống công nghệ hoặc phương thức xử lý dữ liệu.

Phiên bản cập nhật sẽ được công bố trên các kênh chính thức của X.E.X GROUP.

THÔNG TIN LIÊN HỆ VỀ BẢO VỆ DỮ LIỆU CÁ NHÂN

Khách hàng có câu hỏi, yêu cầu hoặc phản ánh liên quan đến việc thu thập, sử dụng và bảo vệ dữ liệu cá nhân có thể liên hệ:

CÔNG TY TNHH X.E.X GROUP

CHUỖI TRUNG TÂM DỊCH VỤ BẢO DƯỠNG – SỬA CHỮA, NÂNG CẤP Ô TÔ

CAR QUICK SERVICE

Website: carquickservice.vn

Hotline: 09 1118 1119

Email: xexcarquickservice@gmail.com

Địa chỉ: 119 Nguyễn Hữu Dật, P.Tây Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh

X.E.X GROUP cam kết tiếp nhận và xử lý các yêu cầu liên quan đến dữ liệu cá nhân của khách hàng một cách phù hợp, minh bạch và theo quy định pháp luật hiện hành.

Chính sách này có hiệu lực từ ngày ký đến khi có Quy định mới thay thế.

Các CBCNV Bộ phận Marketing – bán hàng và bộ phận liên quan chịu trách nhiệm thực hiện theo Quy định này.